Využití Google aplikací v účetní praxi

Pavel Minář řeší živnostníkům a firmám problémy s počítači. Jako Google Apps Authorised Reseler pomáhá s nasazením systému Google Apps. Pořádá také školení Google Apps (k 31.8.2014 proškolil 1197 uživatelů) a píše návody na počítače, mobily a web na serveru Jak na IT. A protože nejenom prací živ je člověk, připravuje se svými dcerami Klárkou a Eliškou Hravé snídaně.

Pavel Minář

 

Otázky

Pavle, ty se zabýváš tím, že pomáháš firmám s implementací Google Apps, a také děláš školení pro veřejnost. Co to vlastně jsou Google Apps a jak je možné je využít v běžné účetní praxi?

Odhaduji, že mnoho z vás, kteří čtete tento článek, máte e-mailovou schránku na Gmailu. S účtem na Gmailu jste ale navíc získali Kontakty, Kalendáře, Disk, Dokumenty a další aplikace od Google. Účet na Gmailu je zdarma. Google vám ale výměnou za tuto službu zobrazuje reklamu.

Google Apps jsou na rozdíl od Gmailu určeny pro profesionální použití a jsou placené. Díky tomu neobsahují reklamu, Google poskytuje uživatelům Google Apps podporu, centrální správu, aplikace obsahují rozšíření pro použití ve firemním prostředí apod. Hlavně ale vše běží na vaší vlastní doméně, takže nemáte e-mailovou adresu něco@gmail.com, ale něco@vašefirma.cz (v mém případě pavel.minar@gmail.com vs pavel@minar.cz).

A jak je možné využít Google Apps v běžné účetní praxi? Google Apps jsou tzv. cloudový systém se silnou orientací na online spolupráci. Často si uživatelé myslí, že Google Apps jsou hlavně náhradou stávajícího e-mailového řešení. Jejich síla je ale někde jinde. Ano, e-mail je nutnost, kterou bezpodmínečně potřebujete. Ale jakmile proniknete třeba i jen trochu do Google Dokumentů, zvýšíte mnohonásobně efektivitu práce v týmu. A týmem myslím tým libovolné velikosti – takže klidně i miniteam účetní-klient.

Další nespornou výhodou je fakt, že svá data (e-maily, dokumenty, kalendáře…) máte po ruce kdykoliv (i bez připojení k internetu) a na jakémkoliv zařízení (počítač, telefon, tablet…).

Pokud jsem dosud žádnou z Google aplikací nepoužívala a chtěla bych začít, co mám dělat? Kolik mě to bude stát?

Google Apps si můžete zřídit sami, nicméně bych vám doporučil obrátit se na někoho s certifikací Google Apps Authorised Reseller. Máte tak jistotu, že instalaci, nastavení a případnou migraci dat bude dělat někdo, kdo má zkušenosti a nezná tento systém pouze teoreticky. Představte si hororový scénář, kdy vám nebude několik dní fungovat pošta, což může být i likvidační. Slepé střevo si také nechám operovat od chirurga a ne od místního kováře (nic proti kovářům, prostě každý umíme něco).

Google Apps stojí cca 1.200,- Kč + DPH ročně za jednoho uživatele. Je třeba si uvědomit, že tohle je konečná cena. Nemusíte kupovat server, další softwarové licence, platit ajťáka, který se o to vše bude starat, apod.

Zvládnu obsluhu sama, nebo je nutné absolvovat nějaké školení?

Myslím si, že základní používání Gmailu, Google Kalendáře a Kontaktů zvládne každý, protože jsou podobné systémům, které uživatelé znají (Microsoft Outlook, Seznam apod.). Nicméně Google Apps nejsou o náhradě stávajících řešení, ale o úplně jiném principu na poli online spolupráce. Díky tomu, že si dokumenty nepřeposíláme, ale sdílíme a pracujeme na nich ve více lidech paralelně v reálném čase, lze ušetřit hodně času a práci v týmu velmi zefektivnit. A zde bych doporučil proškolit alespoň část uživatelů, aby jim lektor ukázal základní principy práce v cloudu a sami si to mohli na školení vyzkoušet s ostatními. Něco je číst o online spolupráci v dokumentaci a úplně něco jiného je to zažít v reálných situacích.

VIDEO

Dosud používám pouze Gmail. Když bych chtěla začít používat i další aplikace např. Disk Google, co mám udělat?

Pokud nepoužíváš Google Apps, ale pouze Gmail, i tak můžeš využívat dalších služeb jako jsou kalendáře, Disk Google a dokumenty. V pravém horním rohu je tlačítko s devíti čtverečky (já mu říkám rubikova kostka), pomocí kterého se můžeš přepnout na další aplikace.

Rubikova kostka

 

Co když neumím moc anglicky?

Budu trochu drzý, omlouvám se. Pokud někdo neumíte anglicky, hned bych se začal anglicky učit. Nikdy není pozdě. Uvidíte, že se vám to v budoucnu bude velmi hodit. Ne nadarmo se říká, že kolik znáte jazyků, tolikrát jste člověkem.

Ale nyní vážně, jak Gmail tak Google Apps lze přepnout do češtiny, takže nemusíte znát angličtinu.

Kolik prostoru mám k dispozici? Co když zaplním vyhrazené místo?

S Gmailovým účtem získává uživatel 15GB, u Google Apps je to 30GB prostoru. Pokud by to bylo málo, lze prostor za velmi rozumný peníz rozšířit (např. rozšíření o 100GB vyjde na cca 40 Kč měsíčně).

Nehrozí riziko, že se k datům dostane třetí osoba? Nebo že data zneužije přímo Google?

Pokud někomu řeknu své přihlašovací údaje, tak se k datům dostane :-). Ale i kdybych ti teď prozradil moje heslo, tak ti bude k ničemu, protože Google Apps podporují tzv. dvoufázové přihlašovaní. Podobný systém používají např. banky u online bankovnictví – kromě vlastního hesla potřebuješ k přihlášení ještě kód, který ti přijde např. formou SMS na telefon. Je to zdržení několik sekund měsíčně (kód se zadává pouze jednou za 30 dní), ale zvýšení bezpečnosti je neskutečné. Více o dvoufázovém přihlašování píši v tomto článku.

O strachu ze zneužití dat ze strany poskytovatelů cloudu slyším pravidelně. Ale přiznám se, že těmto obavám moc nerozumím. Ano, Google nám zobrazuje kontextové reklamy, ale to platí pouze u Gmail účtů, které jsou zdarma. S tím jsme jako uživatelé souhlasili při zakládání účtu výměnou za službu zdarma. V Google Apps žádná reklama není.

Víc bych se bál zneužití dat lokálním administrátorem. Pokud by konkurence chtěla vaše data, je podle mě nejjednodušší uplatit vašeho správce sítě. Uplatit někoho z Google by byl už problém, nemluvě o tom, že by byla potřeba více zaměstnanců z Google :-). Mimochodem, na Google Apps funguje přes 5.000.000 firem – u nás např. Kofola, vydavatelství Economia nebo Česká spořitelna. V zahraničí namátkou Jaguar – Land Rover, SoftBank Group nebo například část americké armády. Dokážeš si představit, co by to bylo za povyk, kdyby Google zneužíval data těchto firem? Navíc, proč by to dělal, když mu tyto firmy platí. Byl by sám proti sobě.

Pokud má klient obavy o bezpečnost svých dat, tak s ním hraji jednoduchou hru – já řeknu případ, kdy firma přišla o data, pokud je měla uložena lokálně – na svém serveru. Pak je řada na klientovi, aby uvedl případ, kdy přišla firma o data v cloudu. Pokud klient zmíní více případů, má moje služby zdarma. Zatím jsme vždy skončili v prvním kole, když přišel tah na klienta :-).

Co když se data ztratí nebo si je omylem smažu? Nehrozí, že o data přijdu?

Ano, riziko uživatelské chyby tu vždy je. Ale i to je řešitelné. Jednak je tu koš (v Gmailu v něm zůstávají smazané maily 30 dní, na Disku Google pak dokud ho nevysypeš). Nebo lze použít tzv. Google Sejf, který uchovává všechna data, která projdou organizací.

Co když se Google rozhodne tuto službu ukončit?

Proč by to dělal? Google Apps přináší Googlu peníze. Ale i kdyby se tak stalo, stále je tu tzv. data liberation, což byl konkrétně v mém případě důvod, proč jsem si vybral právě Google Apps. Kdykoliv se můžeš rozhodnout, že si data z cloudu stáhneš pomocí služby Google Take Out na svůj počítač (všechny maily, dokumenty, fotografie, kontakty…) a svůj účet u Google zrušíš.

Je předávání dokumentů přes Disk Google bezpečnější než zasílání e-mailem?

Nejenom bezpečnější, ale hlavně o hodně více pohodlnější. Vem si třeba případ, kdy potřebuješ od více lidí vyplnit určité části tabulky. Normálně bys to dělala tak, že tabulku postupně pošleš každému uživateli. V případě Google Tabulek tabulku prostě nasdílíš všem uživatelům a oni ji mohou editovat zároveň.

Jsou nějaká pravidla co se smí a nesmí nahrávat a sdílet na Disku Google?

Asi jako všude jinde – na Disk Google bych nenahrával nelegální obsah. Např. nahráním filmu chráněného autorským zákonem a nastavením sdílení na další uživatele si uživatel koleduje o problém. Ale tohle platí obecně.

V čem vidíš výhodu Disku Google oproti konkurenčním produktům jako je např. Dropbox?

Jednak v tom, že Disk Google není osamocen – je to součást balíku Google Apps. Takže mohu jednotlivé aplikace propojovat. Třeba pokud mám v kontaktech klienta, mám u něj propojení rovnou na dokumenty, které obsahují zápisy z jednání s ním. Výborné je také propojení Disku Google s videohovory Hangouts od Googlu. Prostě pracuješ s několika dalšími lidmi na dokumentu, slyšíte se, vidíte se a přitom každý můžete být na opačném konci světa.

Ale asi největší výhodu vidím v tom, že Disk Google není pouhé úložiště dat, ale mohu na něj ukládat tzv. nativní dokumenty (textový dokument, tabulka, nákres, formulář, prezentace) a tyto editovat přímo v prostředí prohlížeče (nemusím nic instalovat). Navíc mohu na těchto dokumentech pracovat paralelně s více lidmi. Osobně jsem Microsoft Word a Excel už asi 2,5 roku pro práci nepoužil, na vše používám Google Disk a Dokumenty.

Pavle, ty sám využíváš Disk Google k předávání dokumentů svému účetnímu. V čem vidíš přínos jako klient oproti předávání dokladů fyzicky osobně nebo poštou?

S mým účetním sdílíme dva adresáře na Disku Google – přijaté a vydané faktury. Kdykoliv dávám něco do nákladů (např. si koupím baterky do myši), účtenku vyfotím mobilem a umístím do patřičného adresáře. Fyzickou účtenku pak dávám do velké krabice, kde je pěkný nepořádek. Ale v elektronických dokumentech mám pořádek. Kdybych např. do přijatých faktur dal něco, co nejde do nákladů, může můj účetní tento dokument sám přesunout nebo odstranit.

Sdílíme ještě společnou tabulku, kde zapisuji vystavené a přijaté doklady. Na základě těchto dat mi účetní připravuje daňové přiznání, přehledy pro ZP a sociálku nebo kvartální DPH. V podstatě se v reálném světě vídáme už jenom na pivě, kde ale daně neřešíme :-).

sdilene-faktury (1)

Účetní blog píší

účetní specialistka pro živnostníky a malé firmy

účetní specialista

skype

Nejste z Prahy nebo nechcete nikam jezdit a potřebujete se poradit? Objednejte si konzultaci po Skype.

400 Kč / 15 minut

ceny jsou bez DPH

Chci konzultaci po Skype
Učetní středy

Přijďte na neformální pokec s účetní každou první středu v měsíci.

Termíny: 1.6.2016

Od 11 do 17 hodin na adrese Čínská 883/14, Praha 6 - Dejvice

200 Kč / 10 min

ceny jsou bez DPH

Chci osobní konzultaci

Využíváme účetní program POHODA

Jsme specialisté a prodejci pro účetní a ekonomický software POHODA, který vyvinula společnost STORMWARE.

vyuzivame

kocka